Existen múltiples razones para implantar un Sistema de Gestión de la Calidad. Algunas de ellas pueden ser:

Exigencias de los clientes.

Clientes que pueden o no estar a su vez certificados, pero de un modo u otro son los que tienen la demanda de productos o servicios.

Menores riesgos

Disminuir las posibilidades de demandas, rechazos, etc., a través del aseguramiento de la calidad de productos o servicios.

Disminución de los costos

En un principio la implantación de un SGC conlleva una inversión más o menos importante, dependiendo del tamaño de la empresa. Pero a la larga, los costos asociados a la no calidad disminuyen.

Mejora en la imagen

Posicionar de otra manera a la empresa en el mercado, con el reconocimiento de certificaciones de institutos nacionales e internacionales de prestigio.

Prevención de defectos

A través del SGC y concretamente por medio de las acciones preventivas manejadas en el sistema, la empresa puede sistematizar la prevención de los errores buscando brindar un buen servicio desde la primera vez.

Disminución del tiempo de respuesta frente a clientes

Al brindar un buen servicio en la primera vez, el proceso productivo y administrativo asociado tendrá un flujo continuo, sin interrupciones, optimizando el tiempo necesario para su realización.

Por todos estos motivos, la Cámara de Industrias del Uruguay ha venido promoviendo más intensamente entre el sector industrial,  la implantación de sistemas de calidad basados en las Normas ISO 9000, como elemento que de alguna manera sirviera como diferencial en los aspectos detallados anteriormente.

Asimismo, y considerando clave la implantación de su propio Sistema de Calidad, el cual contribuiría como ejemplo para los empresarios de nuestro país, decidió llevar adelante el proceso correspondiente.

Por eso, en enero de 1999 se formó el Consejo de Calidad de la CIU, integrado por Directivos,  el Gerente General, el Sub Gerente General, los Jefes de Departamentos y la Unidad de la Calidad, creada para llevar adelante operativamente el proceso de implantación del Sistema, así como también por un Directivo designado por el Consejo Directivo de la CIU.

En esa reunión, se decidió que nuestro Sistema de la Calidad se implantaría basado en la Norma ISO 9001, ya que la institución realizaba el diseño de alguno de los servicios ofrecidos, tales como Cursos a medida y páginas web.

A partir de ese momento se inició la capacitación de todos los funcionarios de la institución, en temas relacionados con las Normas ISO 9000 y los elementos de gestión de los sistemas de calidad.

Todos los colaboradores de la empresa deberían conocer el tema, realizando cursos básicos sobre gestión de la calidad, normalización, certificación, etc., asegurando manejar un lenguaje común para todos.

Con la Dirección y el personal capacitado y formado en esta temática, el camino de la implantación se recorrería en forma más rápida y con menos tropiezos.

Paralelamente, y luego de realizar un diagnóstico que sirvió para elaborar un programa de trabajo establecido en un plan, se comenzó a trabajar en la redacción del Manual de la Calidad y de los procedimientos generales del Sistema.

En esta primera etapa, el Consejo de Calidad se reunió al menos 1 vez al mes, con el objetivo de analizar en qué situación se encontraba el proceso de implantación del Sistema, además de aprobar los distintos documentos que componen el Manual de la Calidad de la CIU.

Seguidamente, la Unidad de la Calidad en conjunto con los Jefes o Responsables de Departamentos o Programas, redactaron los diferentes procedimientos operativos de cada área, de manera de que los distintos servicios que brinda la CIU estuvieran establecidos documentalmente.

Con el Sistema de la Calidad de la CIU ya funcionando, comenzaron a generarse los registros que sirven como evidencias objetivas de que las distintas actividades detalladas en los procedimientos, efectivamente se realizan.

En diciembre de 1999 se realizó el primer ciclo de auditorías internas, de manera de poder establecer claramente cuál era el grado de implantación de los distintos procedimientos oportunamente definidos por las distintas áreas de la institución.

Luego de este primer ciclo, se generaron acciones correctivas a las no conformidades encontradas y todas éstas, fueron analizadas por el Consejo de la Calidad.

En esa misma reunión, se tomó la decisión de que el Sistema de Gestión de la Calidad de la CIU fuera auditado por los 2 entes certificadores de nuestro país, como son el Instituto Uruguayo de Normas Técnicas y LATU Sistemas.

Posteriormente, y cuando ya se manejaba una fecha para solicitar a UNIT y LATU la pre-auditoría de certificación, se llevó a cabo el segundo ciclo de auditorías internas entre los meses de abril y mayo de 2000, el cual arrojó resultados que también fueron analizados por la Dirección y por el Consejo de Calidad.

Los días 26 y 27 de setiembre los auditores de LATU Sistemas y UNIT realizaron la pre-auditoría de certificación en todas las áreas involucradas con el Sistema de Calidad de la CIU.

A partir de los informes generados en esa pre-auditoría, se levantaron las no conformidades encontradas por el equipo auditor. Asimismo, la Unidad de la Calidad consideró las sugerencias y observaciones planteadas por UNIT y LATU para cada uno de los puntos de la Norma ISO 9001, y las presentó al Consejo de la Calidad.

Luego de implantarse las acciones correctivas y analizar la efectividad de las mismas, y estableciendo paralelamente las fechas en que se realizaría la auditoría de certificación, se realizó el tercer ciclo de auditorías internas, con el fin de analizar el grado de implantación del sistema previo a la certificación.

Ese tercer ciclo de auditorías internas fue realizado y sus conclusiones fueron analizadas nuevamente por la Dirección y por el Consejo de Calidad, de cara a la auditoría de certificación que se realizaría los días 1 y 2 de noviembre.

Como corresponde, la CIU envió oportunamente a cada ente certificador toda la documentación a ser auditada (Manual de la Calidad, Manual de Procedimientos Generales y Manual de Procedimientos Específicos) y como contraparte, ambos organismos enviaron a la Cámara el Programa de Auditoría a desarrollarse durante los 2 días.

Dos auditores representando a cada uno de los entes, analizaron cada uno de los puntos de la Norma ISO 9001 y verificaron el grado de implantación y cumplimiento de los procedimientos descriptos por la CIU en sus manuales.

De esta manera, tanto UNIT como LATU Sistemas, plantearon en la reunión de cierre de la auditoría que recomendarán la certificación del Sistema de la Calidad de la CIU, contra la Norma ISO 9001 (1994) para los siguientes servicios: Departamento de Administración y Finanzas, Departamento de Administración de Convenios Internacionales, Departamento de Relaciones Institucionales, Departamento de Servicios Técnicos, Departamento de Estudios Económicos, Secretaría, Centro de Desarrollo Empresarial, Eurocentro de Cooperación Empresarial y Centro de Gestión Tecnológica .

La CIU está convencida que este hito es simplemente el comienzo del proceso de mejora continua, que tendrá como consecuencia una mejora en la calidad de los servicios prestados.

De este modo, la Institución predica con el ejemplo hacia sus socios incorporando en su forma de gestión la metodología de trabajo que sugiere la familia de normas ISO 9000.